Například o bezpečnostních kontrolách na letištích toho bylo napsáno mnoho a řada z nás se s nimi již setkala. Ruku v ruce s těmito opatřeními se však zvýšená pozornost upírá také na pohyb zboží přes hranice, tedy na mezinárodní obchod.

Nikoho zřejmě nepřekvapí, že se průkopníkem v této oblasti staly Spojené státy americké, které bezprostředně po útocích na newyorská dvojčata vyhlásily program "Partnerství celníků a obchodníků proti terorismu" (C-TPAT, Customs-Trade Partnership Against Terrorism). Evropská unie zareagovala s několikaletým zpožděním bezpečnostní novelou celních předpisů, která přináší zásadní průlom v přístupu ke kontrole dováženého a vyváženého zboží. Tato novela má velmi ambiciózní cíle: zpřísnit kontroly dováženého a vyváženého zboží na straně jedné a zachovat přitom plynulost mezinárodní přepravy a obchodu se zbožím na straně druhé. Jak je možné toho docílit? Odpovědí na tuto otázku je nový koncept oprávněného hospodářského subjektu, v zemích EU označovaného zkratkou AEO (Authorised Economic Operator).

BEZPEČNÁ HRANICE EU

Novela celních předpisů, jejíž "bezpečnostní" část vstoupí v platnost v lednu 2008, si klade za cíl zpřísnění kontroly zboží a přesun jejího těžiště na vnější hranice EU. Zatímco dosud byla většina kontrol směřována do vnitrozemí, tedy do místa, kam bylo zboží adresováno, nebo odkud bylo odesíláno, apel na bezpečnost mezinárodního obchodu vyvolává potřebu zvýšené ochrany vnější hranice. Současně má-li být Evropská unie pokládána za důvěryhodného účastníka mezinárodního obchodu, musí se chovat ke zboží dováženému na její území stejně jako ke zboží, které je z jejího území odesíláno do třetích zemí. Významným atributem nového kontrolního režimu je proto zrovnoprávnění dovozu a vývozu zboží, pokud jde o rozsah a zaměření celních kontrol.

Vyváženému i dováženému zboží bude na hranicích EU věnována podstatně větší pozornost. Aby byla zároveň zachována propustnost hranic, není možno kontrolovat veškeré zásilky vstupující na území nebo opouštějící území Evropské unie. Kontroly by proto měly být ještě více než dosud cíleně zaměřeny na takové transakce, které budou pokládány za rizikové. Za pomoci analýzy rizika, která by měla být postupně sjednocena v rámci EU, budou vyhodnoceny údaje o zboží i osobách v dodavatelském řetězci a podle výsledků této analýzy bude rozhodnuto o tom, zda zboží bude propuštěno pouze na základě předložených dokladů, nebo bude podrobeno důkladné kontrole. Zatímco nerizikové zásilky budou propuštěny bez zdržení a kontrolovány jen namátkově, ostatním zásilkám bude věnována větší pozornost v závislosti na vyhodnocené míře rizika.

Aby bylo možno včas vyhodnotit rizikovost každé zásilky přestupující hranice EU, zavádí novela celních předpisů povinnost předkládat celní prohlášení ještě před dovozem a vývozem zboží. Oproti současnému stavu, kdy jsou deklarace předkládány až poté, kdy je zboží dovezeno na území EU, nebo je naloženo a připraveno k vývozu, tak obchodníkům přibude nová povinnost: opatřit si v předstihu potřebné informace o plánované zásilce dováženého nebo vyváženého zboží a poskytnout je vstupnímu, resp. výstupnímu celnímu úřadu. Ten na základě takto získaných informací vyhodnotí riziko očekávaných zásilek a rozhodne o jejich kontrole ještě před tím, než zboží vstoupí na území EU anebo vystoupí z tohoto území. Tak by mělo být do značné míry zabráněno "frontám" na vnějších hranicích.

Informace o dováženém a vyváženém zboží budou předkládány elektronicky, v předstihu několika hodin až dní, a to v závislosti na použitém druhu dopravy. Zatímco u letecké, silniční či železniční dopravy bude celní prohlášení požadováno řádově několik hodin před tím, než se zboží ocitne na vstupním nebo výstupním úřadu, u námořní dopravy jsou tyto termíny podstatně delší. Například data o zboží dováženém námořní kontejnerovou dopravou obdrží vstupní celní úřad v EU ještě před tím, než bude zboží naloděno v přístavu odeslání.

JAKÉ VÝHODY PŘINESE CERTIFIKÁT AEO

Osoby dovážející, vyvážející, přepravující či skladující zboží budou mít možnost se stát důvěryhodným partnerem pro celní správy zemí EU i pro ostatní účastníky obchodního řetězce tím, že se stanou oprávněným hospodářským subjektem - AEO. Certifikát AEO svému držiteli zajistí, že jím dovážené, vyvážené či přepravované zásilky budou ohodnoceny nízkým koeficientem rizika, a proto budou odbaveny bez zdržení a kontrol na vnějších hranicích. Rychlejší přestup zboží přes hranice EU znamená nejen úsporu nákladů, ale také pružnější dodávky zboží a spolehlivější plnění závazků vůči zákazníkům. Zboží předkládané k celní kontrole oprávněnými hospodářskými subjekty samozřejmě může být podrobeno namátkovým kontrolám, avšak v podstatně menší míře než zboží ostatních "neprověřených" osob. AEO bude navíc o plánované kontrole předem informován a kontrolní úkony budou provedeny přednostně, aby bylo zdržení omezeno na nezbytné minimum.

Kromě výhod v oblasti bezpečnosti mezinárodního obchodu budou mít oprávněné hospodářské subjekty také snazší přístup k povolení tzv. zjednodušených postupů při celním řízení. Při jejich povolování nebudou znovu prověřovány ty podmínky, které jsou součástí certifikace AEO. Lze proto předpokládat, že získat povolení zjednodušených celních postupů bude pro AEO mnohem snazší a rychlejší než pro jiné žadatele.

Hovoříme-li o výhodách AEO, nemůžeme opomenout ani další nezanedbatelné efekty pro držitele tohoto certifikátu. V prvé řadě jde o prestiž. Ať už ve vztahu k celním orgánům nebo obchodním partnerům bude certifikát AEO synonymem spolehlivosti a důvěryhodnosti. Lze také očekávat, že držitelé certifikátu AEO budou upřednostňovat spolupráci s jinými AEO, což bude mít za následek posílení konkurenceschopnosti oprávněných hospodářských subjektů podnikajících v mezinárodním obchodě. AEO se tak stane určitou známkou kvality pro obchodní partnery v rámci EU a později i mimo ni. Certifikát AEO bude totiž platný ve všech členských zemích EU a po uzavření mezinárodních smluv o vzájemném uznávání také v řadě dalších zemí.

Za přínos AEO certifikace, během níž budou žadatelé o AEO obhajovat odpovídající nastavení svých interních procesů a spolehlivé fungování vnitřní kontroly, je třeba pokládat i proces sebehodnocení, jehož výsledkem bude nejen lepší poznání vlastních rizikových oblastí, ale zejména jejich omezení a účinnější kontrola. Důkladná revize logistického a účetního systému, interních postupů a zabezpečení povede nejen ke zlepšení či získání kontroly nad touto oblastí podnikání, ale také k efektivnějšímu využití vlastních zdrojů a omezení rizika porušení předpisů souvisejících s dovozem a vývozem zboží. Společnosti, které úspěšně projdou certifikací AEO, tak kromě výše popsaných výhod získají návod i motivaci k tomu, aby si "udělaly pořádek" v organizaci, kontrole a zabezpečení toků peněz a zboží, jakož i ve smluvních vztazích se svými obchodními partnery.

JDE O BEZPEČNOST CELÉHO ŘETĚZCE

Zjednodušeně řečeno, oprávněným hospodářským subjektem se může stát každý, kdo podniká v EU a při tom vykonává činnosti, na něž se vztahují celní předpisy. AEO certifikát tedy mohou získat dovozci a vývozci zboží, mezinárodní dopravci a speditéři, zástupci v celním řízení, provozovatelé skladů či poskytovatelé jiných logistických služeb v oblasti zahraničního obchodu. Z pohledu bezpečnosti mezinárodního obchodu je zřejmé, že bezrizikový je jen takový obchodní řetězec, který má prověřené všechny články. Jinými slovy, za bezpečnou lze pokládat jen transakci, které se zúčastňují pouze AEO. Certifikace AEO se proto týká všech článků obchodního řetězce, které mají co do činění s celními přepisy: od výrobce anebo vývozce přes dopravce, provozovatele skladů a zástupce v celním řízení až po dovozce či příjemce zboží.

Prověřování celého obchodního řetězce od dodavatele (odesilatele) po zákazníka (příjemce) je vytyčeným cílem, ke kterému budou vyspělé země postupně směřovat. Tohoto cíle však nelze dosáhnout okamžitě. Do doby, než budou vytvořeny potřebné legislativní podmínky na mezinárodní úrovni, bude pozornost kontrolních orgánů zaměřena na články řetězce usazené na území EU. Poté budou postupně uzavírány smlouvy se zeměmi, jež jsou významnými partnery EU v mezinárodním obchodu, které zajistí vzájemné uznávání obdobných bezpečnostních certifikátů. Mezi země, s nimiž je sjednáváno vzájemné uznávání certifikátů a zabezpečení celého obchodního řetězce, patří již nyní například USA, Kanada a Japonsko.

PODMÍNKY CERTIFIKACE, ANEB JAK SE POZNÁ AEO

Mohlo by se zdát, že oprávněným hospodářským subjektem se může stát každá osoba, která má sídlo, ústředí nebo stálou provozovnu na území EU a podniká v oblasti zahraničního obchodu se zeměmi mimo EU. To je ale jen jedna strana mince. Na druhé straně se dozvíme, že osoba žádající o certifikát AEO musí splnit podmínky stanovené celními předpisy. Splnění a doložení těchto velmi rozsáhlých podmínek bude náročné na čas a kapacity žadatelů o certifikát AEO, ale také celních správ členských zemí EU. Je třeba zdůraznit, že se jedná o proces nesrovnatelný s jakýmkoli dosud známým "celním povolením", ať už z hlediska komplexnosti a složitosti stanovených požadavků, nebo způsobu, jakým bude žadatel prokazovat a celní správa ověřovat jejich splnění.

Kritéria pro získání certifikátu AEO byla předmětem bouřlivé dlouhotrvající diskuse mezi experty z členských zemí EU a Evropské komise. Výsledky této diskuse byly shrnuty v příslušné novele prováděcího celního předpisu a současně rozpracovány formou pracovního dokumentu, jakéhosi průvodce, který by měl sjednotit podmínky certifikace AEO ve všech zemích EU.

O co při certifikaci AEO půjde? Kromě celkového posouzení organizace společnosti, její historie a oblasti činností, bude podmínkou pro získání certifikátu AEO splnění následujících kritérií:

1. Dodržování celních předpisů

2. Platební schopnost

3. Uspokojivý a transparentní účetní a logistický systém

4. Bezpečnost a zabezpečení

Pokud jde o dodržování celních předpisů, za rozhodující bude pokládána historie tří let předcházejících podání žádosti o AEO certifikát. Společnost usilující o AEO by měla prokázat, že se v tomto období nedopustila závažného nebo opakovaného porušení celních předpisů, a pokud se tak v ojedinělých případech stalo, přijala odpovídající opatření ke sjednání nápravy. Závažnost a četnost celních deliktů bude posuzována podle objemu a frekvence obchodních transakcí každého žadatele. Důležité je i fungování vlastních kontrolních mechanismů a postupů uplatňovaných v případech, kdy je zjištěno porušení celních předpisů.

Kromě samotné společnosti žádající o certifikát AEO bude prověřena historie dodržování celních předpisů také u fyzických osob odpovědných za řízení společnosti, dále u osob odpovědných za celní záležitosti ve společnosti a u případných právních zástupců společnosti v celních věcech.

Cílem posouzení platební schopnosti je zjištění, zda je společnost schopna plnit své závazky vůči státu i obchodním partnerům. Při posouzení solventnosti se bude vycházet z rozboru základních účetních dokumentů a z dokladů prokazujících řádné plnění závazků žadatele vůči státu. Finanční analýza by měla prokázat nejen to, že žádající společnost je schopna dostát svým závazkům, ale také ověřit platební schopnost mateřské společnosti.

Nejrozsáhlejší požadavky klade AEO certifikace na oblast účetního a logistického systému. Kromě souladu s účetními standardy platnými v dané zemi musí být systém obchodních a přepravních záznamů veden způsobem zajišťujícím jejich správnost, kompletnost, dostupnost, vzájemnou provázanost a zabezpečení. Příslušné údaje a doklady musí být přístupné celním orgánům a umožnit jim kontrolu v rozsahu a času, jež budou pokládat za účelné. Důležité je, aby evidenční systém společnosti poskytoval veškeré informace nezbytné pro daňové a celní účely.

Záznamy společnosti musí být pravidelně zálohovány na vhodném médiu, bezpečně ukládány a testovány na obnovu, aby byla zajištěna také dostupnost archivovaných dat. Přístup do účetního a logistického systému je nutno řídit a kontrolovat způsobem, který omezí riziko nezákonných zásahů a operací. Klíčové je při tom nastavení přístupových práv uživatelů do systémů a k datům podle jejich pracovních povinností a při dodržení pravidel oddělení pravomocí. Počítačové systémy je třeba zabezpečit jak proti vnějšímu, tak proti vnitřnímu neoprávněnému přístupu anebo vniknutí, proti záměrnému zničení, ztrátě nebo zneužití informací.

Splnění výše uvedených požadavků na získání certifikátu AEO bude v praxi znamenat především nastavení vysoké úrovně kontrol v počítačovém prostředí, a to v rovině jak procesní, tak i technické. Současně však může vést k provedení změn v obchodních procesech společnosti, například v pracovních povinnostech zaměstnanců či v interních postupech s cílem zajistit princip oddělení pravomocí. V neposlední řadě může být pozitivním důsledkem certifikace AEO vyjasnění pravomocí a odpovědnosti nejen v rámci společnosti žádající o AEO, ale také v jejích smluvních vztazích s jinými společnostmi. Příkladem jsou smlouvy s externími zástupci v celním řízení, které by měly jasně a konkrétně definovat odpovědnost obou stran za úkony a deklarované údaje v celním řízení.

V procesu certifikace AEO bude třeba prokázat také to, že společnost má fungující vnitřní kontrolní systém. Jedná se o soubor opatření, počínaje směrnicemi, postupy a zásadami, přes kontroly, až po nastavení systémů společnosti. Fungující kontrolní systém zajistí nejen splnění obchodních cílů při účelném využití odpovídajících zdrojů, ale také spolehlivost výkaznictví a v neposlední řadě dodržení souladu s platnými právními předpisy, včetně souladu s požadavky AEO.

Společnost žádající o AEO musí dále splnit podmínky v oblasti fyzické bezpečnosti a zabezpečení. V této souvislosti bude prověřován zejména vstup a přístup do prostor společnosti a jeho zajištění proti fyzickému průniku, ať už vhodnými materiály, ze kterých jsou postaveny budovy či vnější hranice areálu, kamerovým systémem a jeho monitorováním, poplašným systém, ostrahou objektů, odpovídající správou klíčů anebo vstupních karet apod. Společnost musí upravit také postupy pro případ neoprávněného přístupu či vniknutí do prostor společnosti.

Smyslem požadavků na fyzickou bezpečnost je zajištění zboží takovými postupy a kontrolami, které nedovolí jeho záměnu za jiné zboží nebo přidání nebezpečného zboží, které by mohlo být zneužito pro teroristické účely. Pozornost bude proto zaměřena na kontroly přijímaného a odesílaného zboží, zapečetění nákladových jednotek a dopravních prostředků, postupy při výrobě a skladování zboží, kontroly při balení a expedici zboží apod. Kromě vlastní manipulace se zbožím bude prověřováno také vedení příslušných záznamů o pohybech zboží, zabezpečení systému proti zadání nesprávných údajů o transakcích či úmyslné změně těchto údajů.

Je žádoucí, aby společnost prokázala vysokou úroveň informovanosti o bezpečnostních opatřeních, a to jak uvnitř společnosti, tak i u svých partnerů - poskytovatelů služeb. I v této oblasti budou proto přezkoumány dohody s obchodními partnery, které by měly v potřebné míře zajistit, aby účinná bezpečnostní opatření byla uplatňována i na jejich straně.

KDY, KDE A JAK ŽÁDAT O AEO

Certifikace AEO spadá ve všech členských zemích EU do kompetence celních orgánů. Vzhledem ke složitosti a komplexnosti prověřovaných kritérií vznikají ve většině zemí specializované útvary, jejichž úkolem bude zpracovávat žádosti o AEO, koordinovat proces vlastní certifikace a rozhodnout o (ne)vydání certifikátu AEO. V České republice byl tento útvar ustaven při Celním ředitelství v Českých Budějovicích. Tým specialistů zde bude přijímat a analyzovat žádosti o AEO. K ověřování, zda jsou splněny konkrétní požadavky, však bude pochopitelně využívat spolupráce s místními celními úřady. Společnosti z celé ČR budou proto předkládat žádosti o AEO i další požadované dokumenty českobudějovickému celnímu ředitelství, v průběhu certifikace však budou často v kontaktu se svým místně příslušným celním úřadem.

Žádost o AEO je formalizovaná, obsahuje však jen ty nejzákladnější údaje, které budou celní orgány potřebovat při rozhodování. Podstatnou součástí žádosti budou její přílohy. Ať už budou prezentovány v tištěné či elektronické formě, měly by přiložené dokumenty dostatečně prokázat, že společnost splňuje všechna výše popsaná kritéria, to znamená, že má přehlednou vnitřní organizaci, fungující interní procesy a kontrolní mechanismy a smlouvy s externími partnery, že dodržuje celní předpisy, je solventní a uplatňuje standardy v oblasti bezpečnosti a zabezpečení budov, osob a informačních systémů.

Přílohami žádosti o AEO by měly být například certifikáty vydané kompetentními orgány a institucemi, zprávy z auditů a prověrek provedených nezávislými osobami, interní směrnice a popisy postupů a organizace společnosti, dokumentace týkající se informačního systému, potvrzení prokazující řádné plnění závazků vůči státu a mnoho dalších. Je však třeba zdůraznit, že žádný z certifikátů (například různé typy ISO certifikátů) není svým rozsahem a zaměřením srovnatelný s požadavky kladenými na AEO. Skutečnost, že společnost je držitelem určitého ISO certifikátu tak může pomoci při přípravě podkladů k žádosti o AEO, není však sama o sobě důkazem toho, že společnost splňuje stanovená kritéria.

KDY ZAČÍT? TEĎ!

Žádosti o AEO bude Celní ředitelství v Českých Budějovicích přijímat od 1. ledna 2008. Na řízení o udělení certifikátu AEO má stanovenou lhůtu 300 dnů, která začíná běžet dnem přijetí žádosti, tedy teprve poté, kdy budou předloženy všechny požadované podklady. Během této doby budou celní orgány analyzovat předloženou žádost, její přílohy a informace získané z vlastních i veřejně dostupných zdrojů a současně provedou u žadatele kontroly, které budou pokládat za účelné k ověření, zda se předložené doklady shodují se skutečnou praxí žadatele. Lhůta 300 dní svědčí o tom, že proces certifikace AEO je časově velmi náročný. Po uplynutí prvních dvou let, během kterých se čeká největší nápor žadatelů o AEO, se od roku 2010 předpokládá zkrácení procesu certifikace na 90 až 120 dní.

Okolnost, že žádosti o AEO budou přijímány až od příštího roku, by však neměla vést k odkládání příprav na dlouhé zimní večery. Naopak, při pohledu na rozsah podmínek pro získání AEO certifikátu je zřejmé, že nejvyšší čas začít s přípravami je právě teď. Certifikace AEO je náročný úkol, který stojí před většinou společností dovážejících a vyvážejících zboží anebo poskytujících služby v této oblasti. Ti, kdo chtějí uspět v konkurenčním prostředí mezinárodního obchodu a včas zamezit zvýšení časové, administrativní a finanční náročnosti dovozu a vývozu zboží, již ve většině případů zahájili přípravy na získání certifikátu AEO. První zájemci procházejí v současné době pilotním projektem, který by měl ještě více ukázat, do jaké míry jsou české firmy i celní orgány připraveny přispět k bezpečnosti mezinárodního obchodu.

Ing. Ivona Klabouchová
Ing. Vladimír Uhlíř, ACCA, CIA, CISA, Ph.D.
Deloitte Advisory

Související