Digitalizace prostupuje všemi průmyslovými odvětvími. Řada logistických společností si uvědomuje, že se neobejde bez moderních nástrojů, které jim usnadní i mnohdy náročné administrativní procesy. Jedním z nich je také správa zaměstnaneckých výdajů.

Logistická společnost DOSI Transport řešila, jak naložit s osobními financemi na cestách řidičů. Její zástupci oslovili banku, aby pro ně zřídila cca 20 platebních karet – zhruba tolik tolik tehdy měla společnost zaměstnanců. To se však neobešlo bez komplikací.

„Vadilo mi, že jsem s každým řidičem musel jet do banky a vytvořit jeho osobní identitu. Ze začátku při 10 až 20 zaměstnancích to bylo celkem v pohodě, ale potom, jak jsme se rozrostli na momentální počet zhruba 60 zaměstnanců, se pro mě stal tento proces už logisticky nemožným,“ vysvětluje Aleš Raška, personální vedoucí DOSI Transport. Protože společnosti dosavadní řešení prostřednictvím platebních karet banky nevyhovovalo, rozhodl se Aleš Raška hledat jiné možnosti. A našel je ve společnosti Direct Fidoo, která se specializuje na automatizaci správy a vyřizování zaměstnaneckých výdajů.

Díky řešení, které popisuje aktuální tisková zpráva společnosti Fidoo Direct, v současné době proces probíhá následovně: když přijmou v DOSI Transport nového řidiče, personální vedoucí mu vytvoří profil v aplikaci Fidoo, objedná mu kartu a nastaví mu automatické dobíjení karty s limitní částkou. V případě, že některý z řidičů potřebuje více peněz, je mu karta během pár kliknutí nabita.

Dlouhodobý dopad tohoto řešení spatřuje Raška především v eliminaci hotovosti, kterou nemusí fyzicky vybírat, předávat ji řidičům, a posléze výdaje vyúčtovávat. Díky jedné kartě, která splňuje požadavky, se zjednodušilo přidělování financí zaměstnancům na cestách.

Náhrada za debetní karty

Podobně složitou situaci řešila také společnost Šmídl, která pokrývá celý rozsah služeb v oblasti vnitrostátního i mezinárodního transportu, logistiky, skladování zboží a dalších outsourcingových služeb v oboru. Na trhu působí již 30 let a disponuje odborníky z oblasti logistiky a rozsáhlou flotilou vozidel.

Při takto velkém množství vozidel je potřeba zaměstnávat také velké množsžví řidičů, kterým firma pravidelně distribuuje firemní finance. Ti při svém fungování standardně využívali debetní bankovní karty. Bohužel však občas docházelo k jejich zneužití pro soukromé účely. Vymáhání peněz od řidičů pak představovalo nepříjemnou agendu.

Následně se ve společnosti Šmídl seznámili s řešením předplacených platebních karet od Fidoo. Snadno definovatelný limit karet, jednoduchá žádost o peníze i její následné schválení zaujalo firmu natolik, že jím nahradili svoje původní řešení. Díky této změně, která umožňuje transparentnost transakcí a s tím spojenou kontrolu, lze velice snadno odhalit, o jaký výdaj jde. Když přece jen některý z řidičů uhradí osobní výdaj firemní kartou nebo penězi, je takový postup snadno dohledatelný a následně lze se zaměstnancem vše obratem vyřešit.

Související