Pro zpětnou logistiku internetových obchodů je důležitá komunikace se zákazníky. Společnost Zásilkovna proto zavedla interaktivní formulář od Konica Minolta, který tuto komunikaci zlepšuje a zrychluje. Reklamační formulář Zásilkovny disponuje i automatickou kontrolou zadaných údajů a funkcí elektronického podpisu.

Digitální inovace vytvářejí uživatelsky příjemné prostředí a reklamaci lze potvrdit elektronickým podpisem, čímž odpadá dříve nezbytné ruční vyplnění, skenování formuláře a odesílání e-mailem. Řešení Konica Minolta využívá skupina Packeta, pod níž patří i česká Zásilkovna, jednotně ve všech zemích, kde působí a kam doručuje své zásilky.

Dříve se stávalo, že zákazník například špatně vyplnil číslo účtu nebo zapomněl přiložit nějakou přílohu. V takovém případě jej Zásilkovna musela opětovně kontaktovat a vyměnit si třeba i několik e-mailů. To reklamační proces komplikovalo, zpomalovalo a zbytečně vznikaly další náklady.

„Nový formulář všem těmto potenciálním problémům předchází,“ vysvětluje Helena Kodýmová, head of customer experience Zásilkovny. „Celý proces automaticky kontroluje a zrychluje. Jsme rádi, že nyní je pro naše zákazníky komunikace se Zásilkovnou a dalšími společnostmi ve skupině Packeta jednodušší, rychlejší a uživatelsky příjemnější.“

Související

S technologií od Konica Minolta je navíc možné elektronický podpis uplatnit i v rámci dalších interních a externích procesů Zásilkovny, kde jsou až doposud nutné papírové dokumenty. Nasazené řešení je totiž ve formě SaaS ve vlastním cloudu Zásilkovny a je univerzálně využitelné při zachování maximální bezpečnosti a kontroly nad daty.

„Požadavkem zákazníka byla digitalizace reklamačních dokumentů. S využitím technologie elektronického podpisu Signi jsme však dosáhli řešení, při kterém ani žádný dokument ke zdigitalizování nevznikne,“ říká Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech.

Nový reklamační formulář je plně interaktivní a vyžaduje pouze údaje potřebné pro daný typ reklamace. U nich navíc automaticky hlídá jejich správné a kompletní vyplnění. Díky elektronickému podpisu pak odpadá dříve nutné skenování podepsaného dokumentu a odeslání formuláře e-mailem. Navíc nevyžaduje instalaci žádného programu nebo aplikace a zákazníci Zásilkovny jej mohou využít při vyplňování reklamace ve webovém rozhraní jak na počítači, tak na mobilním telefonu.

Zásilkovna zjednodušuje pomocí nového řešení také reklamační proces v případě zásilek ze zahraničí. Ten je nyní shodný pro celou skupinu Packeta a reklamaci tak lze snadno předávat k řešení do jiné země při zachování historie. Vyplnění formuláře je možné v sedmi jazycích, které je navíc možné přepínat i během vyplňování. Řešení Konica Minolta současně poskytuje i vysokou bezpečnost a ochranu jak osobních údajů, tak i před útoky na internetu.

Elektronický podpis je právně uznatelný pro 90 procent běžné administrativní agendy, jako jsou smlouvy, objednávky, faktury či předávací protokoly. Ty jsou pak platné a právně závazné na celém území EU.

Související